CONSERVAZIONE RIMBORSI SPESE
L’Agenzia delle Entrate fornisce alcuni chiarimenti (risposta n. 740 dello scorso 20 ottobre) circa la possibilità di ricorrere alla c.d. dematerializzazione e conservazione dei documenti giustificativi delle spese sostenute dai lavoratori in trasferta.
Per l’Agenzia, considerando che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità, non vi sono motivi ostativi che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che l’intera procedura sia dematerializzata.
Non c’è dubbio che i giustificativi di spesa, anche se dematerializzati, devono consentire la verifica dell’esistenza dei requisiti (inerenza, competenza e congruità) affinché sia consentita la deducibilità dei costi, l’imputabilità dei redditi in capo ai dipendenti interessati al rimborso spesa.
La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia. Le copie sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.