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TRATTAMENTO DATI

 

Il Garante della Privacy, con provvedimento n. 9978728 del 21 dicembre 2023, fornisce indicazioni su quali siano le regole per il corretto trattamento della posta elettronica dei lavoratori dipendenti.

Il Garante pone l’accento sul principio che i dati trattati mediante e-mail sono tutelati da principi di segretezza ed è necessario che il datore di lavoro, quale titolare e responsabile del trattamento, verifichi puntualmente la sussistenza dei presupposti di liceità stabiliti dall’art 4 della legge 300/70 (c.d. Statuto dei Lavoratori).

NON si pone l’obbligo di preventivo accordo sindacale o autorizzazione da parte dell’Ispettorato del Lavoro, qualora gli strumenti utilizzati per il controllo a distanza siano necessari per la registrazione degli accessi e delle presenze  o allo svolgimento della prestazione lavorativa.

In pratica, il Garante pone in evidenza la necessità per il datore di lavoro di limitare a poche ore o giorni – in ogni caso non oltre i sette giorni estensibili, per comprovate ragioni, di altre 48 ore – l’eventuale raccolta e conservazione dei dati che potrebbero necessitare per assicurare il corretto funzionamento delle infrastrutture del sistema di posta elettronica.

Periodi di trattamento dati superiori a quelli previsti dal Garante (poche ore o giorni) necessitano di specifico accordo sindacale o autorizzazione da parte dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro territorialmente competente.

Il Garante ha messo a disposizione un documento di indirizzo denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”.

 

Statuto dei Lavoratori (legge 300/70)

Art. 4.

Impianti audiovisivi. (¹)

1. Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, tale accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti di cui al primo periodo possono essere installati previa autorizzazione delle sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, della sede centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro. I provvedimenti di cui al terzo periodo sono definitivi. (²)

2.  La disposizione di cui al comma 1 non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

3. Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

(1) Articolo così sostituito dall’art. 23, comma 1, D.Lgs. 14 settembre 2015, n. 151, a decorrere dal 24 settembre 2015, ai sensi di quanto disposto dall’art. 43, comma 1 del medesimo D.Lgs. n. 151/2015.
(2) Comma così modificato dall’art. 5, comma 2, D.Lgs. 24 settembre 2016, n. 185, a decorrere dall’8 ottobre 2016, ai sensi di quanto disposto dall’art. 6, comma 1, del medesimo D.Lgs. n. 185/2016.